Ce qu’il faut savoir sur l’accès à l’ordinateur et à la messagerie d’un salarié en son absence …

Peut-on accéder à l’ordinateur d’un salarié en vacances ?

En période de vacances, un employeur est susceptible de demander à l’administrateur réseau de l’entreprise de lui communiquer, pour des raisons de continuité de service, le login/mot de passe d’un salarié absent. Comment l’administrateur réseau doit-il répondre à ce type de demande ?

Un administrateur réseau a-t-il le droit de communiquer à son employeur la liste des identifiants/mots de passe de ses employés ?

NON. Même si les fichiers contenus dans un ordinateur ont un caractère professionnel, et peuvent à ce titre être consultés par l’employeur, un administrateur réseau ne doit pas communiquer de manière systématique l’ensemble des identifiants et des mots de passe des salariés de l’entreprise. Les mots de passes sont personnels et permettent de savoir ce qu’un utilisateur donné à pu faire sur le réseau de l’entreprise. Le fait d’utiliser le mot de passe de quelqu’un d’autre peut être préjudiciable au salarié.

Toutefois, les tribunaux considèrent que la communication du mot de passe d’un salarié à son employeur est possible dans certains cas particuliers.

Dans quels cas particuliers un employeur peut-il obtenir le mot de passe d’un salarié ?

L’employeur peut avoir connaissance du mot de passe d’un salarié absent, si ce dernier détient sur son poste informatique des informations nécessaires à la poursuite de l’activité de l’entreprise et qu’il ne peut accéder à ces informations par d’autres moyens. .

L’employeur peut-il consulter l’intégralité du contenu d’un poste de travail ?

Les tribunaux considèrent que tout fichier créé, envoyé ou reçu depuis le poste de travail mis à disposition par l’employeur a, par principe, un caractère professionnel. Dans ce cas, l’employeur peut le consulter. Toutefois, si le fichier est identifié comme étant personnel, par exemple, si le répertoire dans lequel il est rangé ou le nom du fichier précise clairement qu’il s’agit d’un message privé ou personnel, l’employeur ne doit pas en prendre connaissance.

L’employeur peut-il accéder aux fichiers qualifiés de « personnels » ?

Oui, à condition de le faire en présence du salarié ou après l’avoir invité à être présent, ou en cas de risque particulier pour l’entreprise.

Afin de respecter la vie privée des salariés qui peuvent être amenés à faire un usage privé des outils informatiques de l’entreprise, l’employeur doit fixer les conditions d’accès au poste de travail des salariés en cas d’absence.

Comment mettre en place des règles ?

Elles peuvent par exemple figurer dans une charte informatique propre à l’entreprise (1).

Cette charte doit être connue de tous les salariés. Ils seront ainsi informés des modalités d’accès de leur poste informatique pendant leur absence.

La règle du jeu fixée à l’avance, en toute transparence, permet notamment d’éviter les risques de litige ultérieurs.

Que faire en cas de désaccord ?

Le principe reste la concertation entre le salarié et son employeur. Toutefois, si la relation de confiance est entamée, tout litige pourra être porté devant le juge qui appréciera si l’employeur a ou non commis une atteinte à la vie privée du salarié.

L’accès à la messagerie d’un salarié en son absence

Pour assurer une continuité dans l’activité professionnelle, l’employeur peut être amené à accéder à la messagerie d’un salarié absent.

Comment l’employeur peut-il consulter ou utiliser la messagerie électronique professionnelle d’un salarié en cas d’absence prolongée ou de départ ?

Afin de ne pas risquer de porter atteinte à la vie privée des salariés, car ils peuvent être amenés à faire un usage privé de leur messagerie, ce qui n’est pas interdit, l’employeur doit fixer les conditions de consultation de messagerie en cas d’absence.

Ces règles peuvent par exemple figurer dans une charte informatique propre à l’entreprise : elles doivent être connues des salariés qui seront informés des modalités de consultation et d’utilisation de leur messagerie pendant leur absence.

Ainsi, la règle du jeu fixée à l’avance, en toute transparence, est de nature à éviter les risques de litige ultérieurs.

L’employeur peut-il consulter tous les messages envoyés ou reçus par un salarié absent ?

Les tribunaux considèrent que tout message reçu ou envoyé depuis le poste de travail mis à disposition par l’employeur a par principe un caractère professionnel. Dans ce cas, l’employeur peut le consulter. Toutefois, si le message est clairement identifié comme étant personnel, par exemple, si l’objet du message précise clairement qu’il s’agit d’un message privé ou personnel, l’employeur ne doit pas en prendre connaissance. Il doit respecter le secret des correspondances

L’employeur peut-il dans certains cas accéder aux messages qualifiés de « personnels » ?

Oui, à condition de le faire en présence du salarié ou après l’avoir invité à être présent, ou en cas de risque particulier pour l’entreprise.

Lorsque le salarié quitte l’entreprise, comment les choses doivent-elles se passer ?

Les modalités de fermeture du compte utilisateur du salarié doivent être organisées dans la charte informatique. L’employeur doit avertir le salarié de la date de fermeture de son compte, afin de lui permettre de vider sa messagerie.

L’adresse électronique nominative du salarié doit ensuite être supprimée par l’employeur.

Que faire en cas de désaccord ?

Le principe reste la concertation entre le salarié et son employeur. Toutefois, si la relation de confiance est entamée, tout litige pourra être porté devant le juge qui appréciera si l’employeur a ou non commis une atteinte à la vie privée du salarié.

(1) A TURBOMECA : « Charte Informatique Safran  »